Rapportino di lavoro: facciamo un passo indietro e torniamo ad Excel
Rapportino di lavoro: cos’era e cos’è diventato? L’introduzione dell’IT nel mondo aziendale è avvenuta inizialmente con l’adozione di software gestionali, successivamente – nelle realtà più strutturate – con l’introduzione di ERP sofisticati indispensabili per la produzione, la logistica e l’organizzazione del lavoro. Con la progressiva digitalizzazione, poi ogni comparto e ogni settore ha espresso sotto forma di bisogni di digitalizzazione delle specifiche esigenze e si è assistito al dilagare di CRM fino alla comparsa di piattaforme per il collaborative working.
È però esistito un periodo in cui, quando ancora non vi erano applicativi disponibili sul mercato, a farla da padrone negli uffici era Microsoft Excel che spesso si affiancava a programmi sviluppati in house o da piccole software house locali che creavano applicazioni informatiche che riversavano in bit le procedure aziendali (a volte anche in maniera acritica).
Ancella nel progressivo adeguamento tecnologico è stata senz’altro la mansione del manutentore e quella del trasfertista, essendo queste mansioni accessorie, non direttamente legate al fatturato e alla produzione, né tanto meno alla vendita. Il tempo però ha dimostrato, grazie anche alla disintermediazione e alla crescita del Customer Care, che proprio sull’efficienza dei macchinari – siano essi parte degli impianti produttivi di un’azienda, o apparecchiature vendute ai propri clienti – si basano due concetti fondamentali per il successo:
- (a) efficienza e qualità del servizio
- (b) fiducia nel brand.
Le aziende che quindi liquidavano la questione accontentandosi di creare un rapportino di lavoro con Excel per poi stamparlo su carta e consegnarlo ai propri tecnici, hanno dovuto celermente cambiare paradigma.
Rapportino di lavoro: il primo passo verso l’efficienza
A distanza di dieci anni, sul mercato esiste una famiglia ristretta di software definiti Field Service Management che hanno l’obiettivo di rendere più efficienti le attività di supervisione, manutenzione e riparazione. Di questi fa parte anche il nostro sistema evoluto, basato su cloud e applicazioni per smartphone e tablet, che prevede funzioni per pianificare al meglio gli interventi di manutenzione, gestire squadre, SLA e contratti con periodicità, checklist, ore e risorse impiegate.
Di queste funzioni fa parte naturalmente anche il rapportino di lavoro che, in questo caso, è digitalizzato e prevede la firma digitale del cliente con invio immediato agli uffici amministrativi.
Rapportino di lavoro digitale
Il rapportino di lavoro digitale ha in sé alcuni vantaggi sia sul versante dell’operatività che su quello della rendicontazione.
Rapportino di lavoro: vantaggi operativi
- usabilità sui dispositivi mobile
- checklist delle attività da fare;
- checklist dei materiali da utilizzare;
- checklist delle attrezzature da impegnare (compresi i mezzi);
- possibilità di consultare in formato digitale foto, schemi, specifiche e tutte le informazioni relative all’impianto;
- elenco dei componenti con ciclo di vita e usura da proporre al cliente;
- possibilità di raccogliere e mostrare informazioni sul campo e in tempo reale confrontarsi con il supervisore in centrale operativa
Rapportino di lavoro: vantaggi di rendicontazione
- completa rendicontazione delle risorse impiegate: materiali di consumo, componenti sostituiti e ore svolte
- compilazione automatica di un foglio-ore interfacciabile con il servizio paghe (interno o esterno)
- firma digitale del cliente
- integrazione dei dati con il gestionale e invio documentazione riepilogativa valorizzta pronta per la fatturazione (nel caso di API del gestionale può essere direttamente trasformato in fattura o parte di una fattura)
- comunicazione immediata dell’intervento con l’ufficio amministrativo del cliente
- comunicazione immediata dei dati alla logistica interna con impostazione delle soglie di riordino
Rapportino di lavoro: cos’era e cos’è diventato
È dunque chiaro che il rapportino di lavoro (o rapportino di intervento – work report in inglese) era in origine un documento che veniva compilato da manutentori, impiantisti e tecnici trasfertisti che raggiungevano sedi di lavoro lontani dall’azienda, che eseguivano dei lavori di manutenzione, assistenza su impianti esistenti o avviamento di nuovi impianti e revamping, presso un cliente o in uno stabilimento remoto.
Oggi questa necessità è soltanto una di quelle che si possono soddisfare grazie al rapportino di lavoro digitale. Viene meno dunque la specificità dei rapportini di lavoro più noti: quelli dei cantieri edili di rendicontazione dell’avanzamento lavori, o quelli usati per gli interventi destinati alla riparazione di guasti, o ancora quelli pensati per vere e propri lavori in trasferta, che duravano un periodo prestabilito e servivano a installare le apparecchiatura e fare i lavori bordo macchina, i collaudi e l’avviamento.
Accanto a questi c’erano una varietà di modelli legati alla specificità del settore o dei tecnici e professionisti che se ne avvalevano (informatici, elettricisti, idraulici, periti chimici, piastrellisti, disinfestatori, addetti ai sistemi antincendio, ecc.).
La struttura con cui questi rapportini di lavoro si presentavano era, però, per tutti molto simili: dal tecnico che controllava le saldature a tig nelle cisterne ferroviarie fino all’operatore che eseguiva anche solo dei semplici lavori di manutenzione o assistenza tecnica, il rapportino di lavoro riportava i dati anagrafici dell’operatore, gli estremi di cedente e cessionario, date e ore svolte, nonché uno spazio per inserire note e descrizioni degli interventi svolti.
Il rapportino di lavoro riportava dunque le operazioni svolte presso il cliente, i materiali utilizzati a carico di quest’ultimo, le spese accessorie se c’erano state, le ore di intervento e altre informazioni rilevanti che il tecnico pensava fosse utile annotare a margine.
Si trattava così di una mera pezza giustificativa che in sé non offriva nessun supporto ai tecnici e rimandava a un ulteriore lavoro di rendicontazione da parte di addetti amministrativi che, una volta ricevuto in mano la copia cartacea, provvedevano a inserire nel foglio presenze le ore di lavoro del tecnico, e ad esplodere i dati per la fatturazione, che poi sarebbe passata di mano all’addetto alla fatturazione che, prima di dar corso alla procedura contabile, magari inviava anche un riepilogo al cliente che già aveva in mano una copia del rapportino, spesso illeggibile e compilata a mano.
Rapportino di lavoro: quali sono gli elementi
Di rapportini di lavoro ne esistono molte tipologie, potremmo sostenere senza sbagliare di molto, che ogni azienda che impiega parte del proprio personale in interventi tecnici e trasferte (o anche in body rent) abbia da sempre una modulistica specifica propria, fatta su misura, sia essa in versione cartacea, che in fogli Excel (rapportino di lavoro Excel). Come si accennava sopra, in alcune realtà si sono adottati software verticali sviluppati ad hoc per consentnire ai lavoratori di provvedere alla registrazione dei dati di un determinato lavoro.
Chi negli anni è rimasto fedele ai modelli cartacei, dovrebbe pensare a questo: se non hai sistemi di razionalizzazione e standardizzazione delle procedure, il tuo know how non è tuo, ma delle persone che lavorano nella tua azienda. Il che significa che quando il personale cambia, si deve ricominciare con la scoperta della ruota, trasferendo tutte le informazioni ai nuovi. Questo significa costi, instabilità, dipendenza da individui.
Senza parlare dei problemi legati alla carta, agli spazi improduttivi d’archivio, alla deperibilità, alla necessità di duplicare o persino moltiplicare le copie documentali, anche considerando la digitalizzazione parziale con un rapportino di lavoro Excel si individuano dei limiti nei flussi di informazioni: il file dovrà essere compilato, poi normalizzato e passato all’ufficio amministrativo e all’ufficio paghe; qui i dati dovranno essere portati nel gestionale, al contempo ogni comparto dovrà provvedere al riequilibrio (riordini di magazzino, verifica attrezzature, compilazione nei registri cartacei o in altri file Excel delle periodicità delle manutenzioni, ecc.).
Queste soluzioni quindi sono accettabili solo se il numero di interventi è esiguo, se non vi è necessità di coordinare più tecnici, se l’uso di materiali non c’è o è irrisorio e se si viene sollecitati solo su guasti o imprevisti. Se infatti gli interventi presso più clienti attivano più tecnici, organizzati magari anche in squadre, e rispondono magari anche alla necessità di pianificazione ricorsiva, allora trovarsi a fine mese con una mole di informazioni da gestire, fatturare, comunicare significa disporre di addetti amministrativi completamente dedicati a questo fermo restando anche il fatto che più volte le informazioni cambiano supporto (carta, email, file Excel, gestionale, ecc.) e vengono gestite da persone diverse, maggiori sono i rischi di incappare in errori.
Conclusioni: il rapportino di lavoro digitale
La soluzione migliore che si può adottare oggi, anche per aziende di sole tre persone, che eseguono con regolarità interventi di manutenzione e usano un rapportino di lavoro è un’applicazione per dispositivi mobili, come smartphone o tablet, che permetta di accedere ai dati, raccogliere informazioni di ogni formato e comunicarle ad un sistema in cloud che è integrato agli altri sistemi informativi in azienda. Esistono oggi soluzioni di field service management che includono tra le loro feature anche i rapportini di lavoro, ma si possono trovare anche software gestione interventi tecnici per la gestione delle manutenzioni e degli interventi in trasfera, flessibili e più accessibili.
