Software Gestione Interventi e Manutenzione: Qual è il software ideale per la gestione della manutenzione?

Questo approfondimento affronta il tema di un software gestione interventi in modo diverso, per rispondere alle richieste emerse lo scorso anno, negli incontri con alcuni prospect che, in molti casi sono poi diventati nostri clienti.
Molte di queste realtà avevano in comune il fatto di essere imprese non molto grandi, organizzate in processi lean. Non tutte le aziende, infatti, sono grandi aziende (nelle dimensioni e nel numero di addetti), non tutti i tecnici sono organizzati in grandi squadre, non tutte le funzioni di un moderno applicativo per la gestione degli interventi sono necessarie a chi si occupa di manutenzioni. Per le piccole e medie imprese, per le realtà artigiane, l’imperativo è «semplificare» spendendo poco. Queste realtà, dunque, si trovano di fronte al quesito su come coniugare la necessità di organizzare e rendicontare in modo sempre più preciso, senza errori, con l’altra necessità che era -ed è per tutti – quella di migliorare i tempi di esecuzione e gestione degli interventi. La risposta non è univoca, ma per queste realtà, un software gestione interventi e manutenzione dovrebbe innanzitutto consentire:

  1. una dinamica programmazione degli interventi di manutenzione sugli impianti aziendali.
  2. la gestione di manutenzioni preventive e quelle conseguenti a guasto;
  3. un monitoraggio puntuale di una o più aziende (dove per azienda si intende l’insieme di macchine, impianti, infrastrutture, fabbricati, ecc.);
  4. un insieme di strumenti digitali che consentano di accedere ovunque in modo sicuro e con diversi livelli di autorizzazione a un’interfaccia semplice per reperire e trasmettere le informazioni.

Monitoraggio e Asset Management: due pilastri per un softare gestione interventi

Il punto di partenza per una piccola realtà è creare in modo semplice, articolato, accompagnato da informazioni esaustive, l’elenco dei cespiti patrimoniali per ogni cliente (nel gergo vengono definiti asset, termine con cui si intende impropriamente tutti gli elementi che abbisognano di manutenzione, dal parco macchinari all’impianto fotovoltaico).
Le organizzazioni possono essere formate da più stabilimenti, linee e impianti. Allo stesso modo una singola linea di produzione può essere suddivisa in più apparecchiature e macchinari, che a loro volta possono avere sottoinsiemi tecnologici. Meglio sarebbe che il software gestione interventi e manutenzione consentisse l’inventario articolato e strutturato degli elementi. Questo è particolarmente utile, infatti, dal momento in cui, si può definire e associare a questi elementi una scheda, dei documenti tecnici, dei manuali, delle istruzioni operative, corredate da foto e distinte materiali, contratti e ogni altra informazione, compreso lo storico degli interventi, dei materiali sostituiti e dei report di lavoro.

Il nostro applicativo consente, ad esempio, di catalogare impianti produttivi, strumenti, attrezzature, componenti di ricambio e i beni aziendali che abbiamo appena visto. Ogni elemento è associato alla scheda di manutenzione di ogni asset e può essere facilmente reperito e consultato. Specifiche tecniche, storico degli interventi, procedure previste e allegati permettono ai tecnici di accedere a tutta la documentazione (e di raccogliere ulteriori informazioni, quando necessario con lo smartphone). Naturalmente ogni elemento del sistema è collegato al piano manutentivo, allo stato attuale della conduzione, ai componenti sostituiti in precedenza a quelli da verificare o sostituire. La funzione di ricerca è semplice – da cloud e anche da APP su smartphone – e si può facilmente raggiungere l’informazione cercata. Gli ordini di lavoro e le manutenzioni previste consentono di pianificare al meglio la periodicità della manutenzione preventiva, ma la flessibilità del sistema permette, in caso di emergenze, di riorganizzare rapidamente il piano di lavoro. Grazie alle checklist il manutentore consulta nel dettaglio non solo le attività da svolgere, ma anche strumenti, attrezzature e materiali necessari per completarle. In questo modo anche il monitoraggio è semplice.

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Ordini di manutenzione, Ordini di lavoro e interventi tecnici d’emergenza: come tenere tutto sotto controllo (e modificarlo)

Se il punto di forza di un software gestione interventi è generare automaticamente tutti gli ordini di manutenzione preventiva, previsti dal piano di interventi e basati su contratti e SLA definite, nelle realtà più dinamiche, spesso l’esigenza è più legata alla semplicità di riorganizzare le attività in risposta a imprevisti. Le due esigenze, apparentemente in contrasto (pianificazione rigorosa dell’intervento predittivo da un lato e cambiamento dinamico del piano degli interventi in risposta a urgenze) trova una sintesi in quello che nel Field Service Management di Evolvex è l’insieme di legami e caratteristiche ereditate dagli elementi. Competenze dei tecnici, parco veicoli e attrezzature, materiali di consumo e ricambi, squadre, disposizione geografica degli impianti, tutti questi dettagli sono facilmente consultabili e “interrogabili”, disponendo in maniera esaustiva e immediata, delle informazioni chiave per prendere decisioni in modo coerente alla situazione e tempestivamente. Gli ultimi sviluppi della proposta Evolvex stanno approfondendo le potenzialità dell’AI (Intelligenza Artificiale) applicata a nuovi automatismi in grado di suggerire le combinazioni ideali di fronte ai diversi scenari che potrebbero realizzarsi. Per ora la responsabilità è ancora del supervisore che interviene nel modificare lo scheduling e gli appuntamenti. Lo può fare in modo agevole con il sistema Drag&Drop sulla timeline o partendo da altre caratteristiche dell’intervento. Essendo sempre possibile – per il cliente – aprire la segnalazione di un guasto, le attività da eseguire vengono aggiornate in tempo reale in un formato che consente di distinguere cosa era predefinito e quanto è intervenuto ad alterare la programmazione. Tutto può essere visualizzato in una griglia ad elenco, in una timeline o calendario Gantt, come elenco attività per singolo tecnico, sul portale web o sullo smartphone. Quando viene accettato e programmato l’intervento, il software gestione manutenzione propone i valori previsti, offre accesso alle informazioni e lo storico di quanto già avvenuto per valutare le migliori opzioni. L’inserimento dell’intervento consente di gestire i materiali utilizzati e movimentare la giacenza di magazzino (e i relativi riordini possono essere segnalati all’ufficio acquisti). Tutte le informazioni sono storicizzate e possono essere visualizzate per le statistiche.

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