Software Manutenzione: l'importanza delle informazioni condivise

L’introduzione avvenuta in tempi recenti – non recentissimi – di software as a service (SAAS) anche nella famiglia dei software manutenzione, ha portato un beneficio inestimabile agli operatori che fanno della manutenzione il loro core business. Non stiamo parlando solo di CMMS software (Computerized Maintenance Management System), degli Enterprise Resources Planning o delle applicazione di Asset Management, che di frequente pongono al centro gli impianti, ma di un sistema Appointment Centric.

Gartner suddivide in quattro aree, a seconda della focalizzazione, gli applicativi nell’ambito del Field Service Management.

Equiment Centric

Focalizzati su apparecchiature complesse, telemetria, regolazioni

Outcome Centric

Focalizzati sul garantire produttività ed efficienza all'impianto da manutenere

Appointment Centric

Focalizzati sull'operatività e l'interzione dei tecnici con efficienza scalabile

Knowledge Centric

Focalizzati su IOT e accessi protetti ai dati delle apparecchiature per remote control

Gestire una o più squadre che si muovono per raggiungere i clienti e gli impianti da manutenere, rappresenta una sfida quotidiana, dove è essenziale disporre in tempo reale del maggior numero di informazioni possibile. Non solo è essenziale sapere dove sono i tecnici, le attrezzature e gli impianti in ogni momento, ma è anche di importanza capitale poter gestire e distribuire agli interessati tutte le informazioni necessarie per agevolarli nelle loro attività. 

Spesso – soprattutto nelle realtà più piccole – si sottovaluta l’importanza di poter accedere a queste informazioni in mobilità, da uno smartphone: si pensi ad esempio alla possibilità di consultare uno schema di cui si è dimenticata la copia cartacea o verificare se si ha un ricambio a magazzino. 

Un software manutenzione che mette a disposizione checklist, documentazioni, procedure, materiale video e audio e che consenta anche di raccogliere questo genere di informazioni sul campo, serve a lasciare poco spazio alle incertezze e a ridurre le ripetute domande. Non solo le ridondanze creano confusione, ma contribuiscono a  costituiscono un dispendio di tempo esoso. E il tempo è denaro. 

Software Manutenzione: Cloud e APP Native per una comunicazione completa, indirizzata e raccolta in modo mirato, sempre aggiornata

Le difficoltà diventano evidenti quando le aziende crescono, quando aumentano il numero degli interventi tecnici e degli operatori che eseguono i lavori di manutenzione. 

Un ruolo chiave lo può dunque giocare il cloud e i software manutenzione basati su tecnologie web e APP che appartengono al vasto mondo del Field Service Management. Prima di approfondire il modo in cui un software manutenzione in cloud apporti un vantaggio strategico, vediamo insieme alcune delle più comuni informazioni che devono essere condivise per conservare il controllo della pianificazione anche in presenza di chiamate di emergenza impreviste.

Anagrafica clienti e impianti

Gestione completa dei dati anagrafici. Localizzazione geografica dei cliente tramite Google maps con la possibilità di inserire più indirizzi per ciascun cliente, differenziando l’indirizzo di ciascuna sede per tipologia. Definizione dei dati commerciali e informazioni di tipo amministrativo. Associazione di allegati e foto.  

Gestione rEFERENTI aziendali

Per ciascuna sede del cliente è importante poter gestire i contatti di riferimento con la possibilità di indicare il ruolo rivestito, gli estremi per le comunicazioni e la definizione dei documenti ricevibili (Rapportini di lavoro, ordini, bolle, fatture …)

PRODOTTI A MAGAZZINO E ORDINABILI

Gestione delle caratteristiche quali codice, descrizione, caratteristiche fisiche, di approvvigionamento, di prezzo, di stoccaggio oltre a consentire di allegare foto per una definizione più chiara e completa.

Anagrafica delle matricole

Per alcuni prodotti è necessario gestire la matricola perché la matricola stessa è oggetto di assistenza. È utile poter inserire le matricole per le quali è possibile definire codici alias, la data di acquisto, la durata della garanzia, l’ubicazione. Alla matricola è necessario poter associare la relativa documentazione tecnica (magari poterla allegare) che deve essere messa a disposizione del tecnico nel corso dell’intervento.
Nell’anagrafica della matricola dovrebbe essere visibile ogni rapportino di lavoro compilato in precedenza, con lo storico delle manutenzioni effettuate e dei ricambi eventualmente sostituiti.

Documenti e specifiche dei ricambi

Una delle funzioni chiave dei moderni CMMS è quella di poter pianificare anticipatamente, per ciascun tipo di intervento, i fabbisogni e gestire in corso d’opera eventuali integrazioni ed effettivi consumi.

EMAIL e notifiche push

Sistema di messaggistica per il dispaccio di incarichi e informazioni ai tecnici incaricati di un intervento. I moderni software manutenzione consentono ai tecnici di ricevere sul loro smartphone i dettagli degli interventi da eseguire in modo efficiente e completo, rendendo superflue comunicazioni telefoniche o verbali.

GOOGLE MAPS CALENDARI fOTO

Un software manutenzione che si integri ai servizi Google (Maps e Calendar) offre un’esperienza migliorata di utilizzo e certamente una semplificazione che si traduce in migliore efficienza. 

Sono, inoltre, preziose le informazioni e le indicazioni fornite al tecnico per aiutarlo in uno specifico intervento. Possono essere costituite da testi e foto ed essere associate ad uno specifico cliente, quindi valide per ogni intervento, o a specifici impianti.

Gestione Attrezzature e Asset

L’uimpiego di strumenti, mezzi di trasporto e in generale di ogni tipo di risorsa utilizzabile nel corso degli interventi non solo deve essere programmata per gestire in modo efficiente l’insieme degli interventi, ma deve poter essere gestita in modo flessibile. Al pari delle risorse umane, l’impegno di ciascuna risorsa deve poter essere visualizzato nel calendario (in visione giornaliera, settimanale o mensile)

AZIONI ATTIVITÀ PROCEDURE

Per le specifiche esigenze informative dell’azienda è utile che il software manutenzione consenta anche di configurare in modo parametrico un elenco di azioni per cui si prevedano domande la cui risposta può essere di tipo si/no, un testo, un numero, una data, una scelta singola o multipla fra un insieme di possibili risposte. Questo servizio consente di creare liste di fasi i lavorazione/controlli da effettuare e/o parametri di impianto da rilevare. Ciascun dato rilevabile può essere obbligatorio o facoltativo. Le checklist così create possono essere associate ad un ordine di lavoro, ad una matricola o ad un impianto e viene proposta al tecnico durante la compilazione del rapportino di lavoro. Utile disporre una serie di checklist per associarle in modo opportuno alle diverse tipologie di intervento da effettuare o del tipo di impianto su cui intervenire.

Software Manutenzione: Cloud e APP Native per una comunicazione completa, indirizzata e raccolta in modo mirato, sempre aggiornata

Lo hanno definito collaborative working quando per primo Google lo introdusse. Di fatto collaborare e condividere in tempo reale con tecnici, clienti e fornitori (la catena dell’approvvigionamento di materiali, ma anche l’integrazione dei sistemi dei subcontractors e dei terzisti), è il punto di partenza per migliorare le prestazioni, gestire in modo efficiente impianti e asset, pianificare la manutenzione programmata e rispondere in modo tempestivo alle richieste di assistenza straordinaria. Un software gestione manutenzione inizia da qui.

Tutto in un’unica piattaforma web: Rapporti di intervento da Tablet e Smartphone, Geolocalizzazione della Workforce sul territorio grazie all’integrazione con Google Maps, Programmazione interventi, Rendicontazione delle ore, di attività e Materiali, Gestione delle Manutenzioni, Post Vendita, Ticketing, Assistenza Telefonica ed Help Online. Tutte queste funzioni sembrano una complicazione, ma di fatto semplificano la gestione degli asset e delle manutenzioni, non solo creando un unico collettore di informazioni (in molti diversi formati), ma consentendo due flussi circolari

  1. ciclo di vita delle apparecchiature e degli impianti (con le necessità manutentive; i contratti, le garanzie)
  2. ciclo di attività dei tecnici (organizzati per squadre, singolarmente e anche qualora siano in forza ai subcontractors che hanno accesso alla piattaforma con apposite credenziali e adeguati livelli di autorizzazione).

Lo scopo i un sosftware manutenzione è chiaramente quello di ottimizzare il tempo, tracciare i movimenti delle risorse (comprese quelle umane) per coordinare e rendere più efficienti le attività.

 

Software Manutenzione: programma la gestione di interventi e impianti in modo facile e sicuro

Semplificare la gestione degli asset passa attraverso una razionalizzazione dei processi e delle informazioni gestite. La gestione degli interventi deve affrontare una tale complessità da richiedere un programma manutenzione impianti scalabile e quindi dotato di un’architettura che possa riprodurre in modo agile la struttura organizzativa non solo di chi adotta il software di manutenzione per la gestione degli interventi e degli impianti, ma anche di chi quegli impianti li utilizza. 

Gestione delle manutenzioni con software parametrici

Dati questi presupposti la strada da percorrere si orienta non solo alla selezione di un gestionale manutenzioni flessibile e modulare, con la possibilità di configurazioni che bene si adattino alle procedure dell’azienda, ma di un sistema aperto per la gestione degli interventi. 

Facciamo un passo inietro e guardiamo in prospettiva il numero degli attori coinvolti e gli elementi tangibili e intangibili he partecipano dell’attività di manutenzione:

  • asset
  • stabilimenti geolocalizzati
  • tecnici (interni ed esterni)
  • subcontractors
  • API e web servicecs per integrare diversi software interni ed esterni
  • dispositivi (desk, mobile, altri)
  • SLA e periodicità
  • informazioni e documentazioni da consultare e raccogliere
  • instant messaging e accesso in mobilità

Sono solo alcune delle dorsali su cui nel quotidiano un’azienda che offre servizi di manutenzione si trova a muoversi. Ora, il modo in cui questi elementi sono relati tra loro può essere proposto dal software gestione interventi – e certamente questa geometria è frutto di anni di installazioni e confronto con operatori del settore- ma può esistere una margine in cui l’azienda abbia necessità di mantenere alcune peculiari procedure. Ecco, dunque, che la scelta del software deve considerare la sua capacità di gestire elementi parametrici e personalizzabili (vedi le funzioni gestionali del software per la manutenzione)

APP Gestione interventi di manutenzione

Naturalmente queste funzioni dovranno dare accesso e consentire l’aggiornamento rapio (ma a prova di errori) delle informazioni che riguardano gli elementi visti pocanzi: dalla possibilità di mappare le risorse, a quella di ordinare, aggiornare e migliorare la documentazione, dalla facilità di gestione degli interventi (con il correlato di tecnici, materiali, componenti, attrezzature e mezzi) , alla necessità di offrire a chi interviene un vademecum, una checklist di controlli per ridurre ed eliminare la possibilità che tecnici meno esperti o nuovi omettano tutti i passaggi richiesti ed eventualmente segnalino ulteriori interventi da fare.

Poiché i tecnici sono sul campo (e di software Field Service Management stiamo parlando, pur definendolo per accordo tacito nel settore software manutenzione e gestione interventi –  ma semnza approfondire le sfumature ci si riferisce a questi prodotti/servizi anche con sigle come CMMS e software asset management) uno degli aspetti che ha fatto la grande differenza negli ultimi anni è che questo strumento sia:

  • su cloud, adeguamento protetto e accessibile con livelli diversificati di autorizzazioni

 

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